Papierlos und zentral gesteuert

Mit einem symbolischen Knopfdruck setzten Kanzler Christian Zens (m.), zusammen mit Thomas Hanauer, Gruppenleiter Strakstromanlagen, und Stefan Ecke, Abteilungsleiter G-Gebäudemanagement, FAMOS offiziell in Betrieb. (Bild: FAU/Boris Mijat)

Software-gestütztes Gebäudemanagement an der FAU erweitert

Die Gebäude einer Universität von der Größe der FAU zu verwalten, ist keine leichte Aufgabe. Um diese aber noch besser erfüllen zu können, setzt die Uni seit einiger Zeit auf das Gebäude-Managementsystem FAMOS. Nun hat die Gebäudeverwaltung den Einsatz von FAMOS auch auf technischen Anlagen und deren Wartung ausgeweitet.

Schrittweiser Ausbau

Sämtliche genutzte Flächen, Gebäude, technische Anlagen, Lagerverwaltung und vieles mehr papierlos und nur mit einem Softwaresystem verwalten – das ist das Ziel von Stefan Ecke, dem Abteilungsleiter der Abteilung G – Gebäudemanagement der FAU. FAMOS ist ein sogenanntes Computer-Aided Facility Management-System (CAFM), also ein softwaregestütztes Gebäudeverwaltungssystem. Angefangen hatte die Abteilung 2006 mit dem Flächenmanagement – es gilt immerhin insgesamt über 200 Liegenschaften mit circa 36.000 Räumen zu verwalten – und der Planung der Gebäudebelegung durch die einzelnen Institute, Lehrstühle und Abteilungen. Ausgeweitet wurde der Einsatz des Systems auch auf die Verwaltung und damit lückenlose Kontrolle der über 200 Schließanlagen mit ihren über 34.000 Schließzylindern und 160.000 Schlüsseln.

Mitarbeiter der Abteilung G, Stefan Ecke, Abteilungsleitung G, Thomas Hanauer, Gruppenleiter Starkstromanlagen, und Michal Jahodka, Gruppenleiter IT/FAMOS (von li. nach re.), zeigen dem FAU Kanzler Zens (vorne) einige Funktionen von FAMOS.

Mitarbeiter der Abteilung G, Stefan Ecke, Abteilungsleitung G, Thomas Hanauer, Gruppenleiter Starkstromanlagen, und Michal Jahodka, Gruppenleiter IT/FAMOS (von li. nach re.), zeigen dem FAU Kanzler Zens (vorne) einige Funktionen von FAMOS. (Bild: FAU/Boris Mijat)

Nach einer Testphase, sind nun im März 2018 die technische Anlagenverwaltung und das Auftragsmanagement offiziell in Betrieb gegangen. Ersteres ermöglicht es, sämtliche technische Anlagen, wie beispielsweise Lüftung, Heizung oder Elektroanlagen, und ihre Bestandteile zu erfassen, zu katalogisieren und mitsamt deren Dokumenten, also zum Beispiel Schaltplänen, in einer Datenbank zu hinterlegen. „Wir sind gut vorangekommen seit Beginn der Testphase Anfang letzten Jahres“, sagt Stefan Ecke. Erfasst wurden seitdem rund 5000 technische Anlagen und 1600 Bestandsdokumente, weitere werden folgen. Das Auftragsmanagement ermöglicht es, notwendige Wartungsarbeiten an den technischen Anlagen zu planen und Instandhaltungsnachweise zentral zu dokumentieren. Durch den Einsatz der Software wird dies nun transparenter möglich sein und leichter nachvollziehbar.

Ein weiterer Meilenstein

Zukünftig sollen aber noch weitere Module zum Einsatz kommen. „Einen Baustein für die Lagerverwaltung testen wir bereits seit August letzten Jahres“, sagt Michal Jahodka, der Projektleiter von FAMOS. Ab 2019 sollen dann noch weitere Module folgen, die ältere Systeme ablösen: Störungsmanagement, Vertragsverwaltung, Beschaffung. Um die einzelnen Module für die Anwender im Gebäudemanagement möglichst leicht einsetzbar zu machen, ist es notwendig, in den Testphasen die späteren Nutzer frühzeitig einzubinden, unnötige Bedienschritte zu eliminieren und auf die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Das braucht Zeit. Dies weiß auch Christian Zens. Der FAU-Kanzler hat das System jetzt mit einem symbolischen Knopfdruck offiziell in Betrieb genommen. „Ich freue mich über diesen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung der FAU-Verwaltung.“

Information:

Michal Jahodka
Tel.: 09131/85-20186
michal.jahodka@fau.de

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