FAU-Kanzler Christian Zens über die E-Mail-Etikette
So klappt es mit dem E-Mails
Eine patzige Antwort, der Vorgesetzte unnötig in CC oder eine überflüssige Info – E-Mails von Kolleginnen oder Kollegen stoßen schnell auf Unmut. Wie dem ganzen Ärger entgangen werden kann, erklärt FAU-Kanzler Christian Zens.
Herr Zens, worauf sollte man beim Schreiben von E-Mails unbedingt achten?
Am wichtigsten ist es, sich ich immer wieder klar zu machen, dass auch eine E-Mail eine Form der Kommunikation ist, die den Grundregeln von Anstand und Respekt unterliegt. Jede E-Mail löst beim Empfänger etwas aus – sei es nur Frust über eine weitere belanglose E-Mail, die nicht von Bedeutung ist. Neben der schieren Flut an E-Mails kann auch der Inhalt Unbehagen auslösen. Deswegen möchte ich die Kolleginnen und Kollegen bitten, auf gewisse Regeln zu achten. Die wichtigsten haben wir deshalb auch in einer allgemeinen E-Mail-Etikette zusammengefasst.
Welche Regeln sind Ihnen besonders wichtig?
Ganz wichtig ist für mich die Frage des Adressatenkreises. Wenn ich einen normalen Arbeitstag Revue passieren lasse, bekomme ich am Tag in etwa 100 E-Mails. Davon kann ich 80 Prozent löschen, weil sie mich nicht direkt betreffen oder Infos beinhalten, die für mich irrelevant sind. Die Erfahrung zeigt, dass die Schrotschussmethode – und das sage ich bewusst so – sehr beliebt ist. Deshalb bitte ich die Kolleginnen und Kollegen ihre Verteiler möglichst klein zu halten. Auch ist davon abzusehen, Unbeteiligte unnötigerweise in Kopie – oder noch schlimmer in Blind-Copy – zu setzen.
Was erhoffen Sie sich durch die E-Mail-Etikette?
Dass bei Kolleginnen und Kollegen ein besseres Bewusstsein für die Kommunikationsform E-Mail geschaffen wird. Denn es geht nicht nur darum, eine sachliche Frage oder Bemerkung loszuwerden. Das Zwischenmenschliche spielt auch hier eine Rolle. Höfliche und respektvolle E-Mails sind der Grundstock für eine gute Zusammenarbeit. Und noch eine kleine Anregung: Auch eine E-Mail verträgt es, wenn man Lob ausspricht.