Hinweise zur Beglaubigung und Übersetzung von Dokumenten

Amtliche Beglaubigungen kann jede deutsche Behörde ausstellen, die ein Dienstsiegel führt – zum Beispiel Gerichte oder Stadt- und Kreisverwaltungen. Allerdings ist nicht jede deutsche Stadt-/Kreisverwaltung bereit, Kopien fremdsprachiger Dokumente zu beglaubigen.

Auch Notare können amtlich beglaubigen – nicht aber Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Vereine und Übersetzer/Dolmetscher. Vereidigte Übersetzer sind nur befugt, beglaubigte Übersetzungen auszustellen, nicht aber Kopien von Dokumenten zu beglaubigen.

Folgende Elemente müssen eine amtliche Beglaubigung enthalten:

• einen Beglaubigungsvermerk, der die Übereinstimmung der Kopie/Abschrift mit dem Original bescheinigt (der Vermerk darf nur in Deutsch, Englisch oder Französisch ausgestellt sein)
• Datum und Unterschrift der beglaubigenden Stelle
• den Dienstsiegelabdruck

Innerhalb des Dienstsiegels befindet sich in der Regel ein Emblem – ein einfacher Schriftstempel reicht nicht aus. Enthält die Kopie mehrere Einzelblätter, so ist nachzuweisen, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es ist ausreichend, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, vorausgesetzt alle Blätter sind (zum Beispiel schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so überstempelt, dass sich auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks befindet. Jede Seite kann auch gesondert beglaubigt werden. Beachten Sie in diesem Fall bitte, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name vermerkt ist. Ist er nicht angegeben, so ist er in die Beglaubigungsvermerke aufzunehmen. Diese Vermerke müssen außerdem einen Hinweis auf die Art der Urkunde enthalten.

Enthält die Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und ist der Inhalt beider Seiten relevant, so muss sich der Beglaubigungsvermerk auf beide Seiten beziehen (beispielsweise: „Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, so sind Vorder- und Rückseite gesondert zu beglaubigen.

Enthält das Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so ist dieses im Normalfall auf der Kopie nicht sichtbar. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie ist dann dahingehend zu erweitern, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Entspricht die Beglaubigung nicht den Anforderungen, so kann der Beleg nicht anerkannt werden.

Amtliche Beglaubigungen im Ausland können vorgenommen werden von:

• Bei Nicht-EU-Staaten: Deutsche Botschaften oder Konsulate oder (falls vorhanden) in Apostillenform
• Bei EU-Staaten: der Schule oder Universität, die die Zeugnisse ausgestellt hat. Die Beglaubigungen sind vom Leiter der Schule bzw. vom Dekan/Rektorat der Universität mit dem Dienstsiegel vorzunehmen. Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht. Eine Beglaubigung durch das Sekretariat ist nicht ausreichend.

• China: Bewerberinnen und Bewerber mit chinesischen Zeugnissen müssen grundsätzlich die von einem chinesischen Notar beglaubigten und gesiegelten Gehefte (Booklets) einreichen.
• Kamerun: Bewerberinnen und Bewerber, die sich in Kamerun befinden, müssen ihre beglaubigten Kopien von der dortigen Polizei anfertigen lassen.
• Pakistan: Studieninteressierte mit pakistanischen Zeugnissen müssen bei einer Bewerbung zu einem Masterstudiengang an der FAU grundsätzlich beglaubigte Kopien mit HEC Attestation Stamp (Attestation Stamp of the Higher Education Commission Pakistan), sowohl auf der Urkunde als auch auf der Fächer- und Notenübersicht, einreichen.

Zeugnisübersetzungen müssen von einem für die jeweilige Sprache gerichtlich beeidigten Übersetzer gefertigt und beglaubigt sein. Das Siegel des Übersetzers muss die Inschrift enthalten „öffentlich bestellter und beeidigter Übersetzer“ oder eine ähnliche Inschrift gleichen Inhalts. Aus dem Siegel muss außerdem ersichtlich sein, für welche Sprache der Übersetzer gerichtlich zugelassen ist.

Zeugnisübersetzungen müssen aufgrund des Originals gefertigt worden sein. Dies muss in der Beglaubigung des Übersetzers vermerkt sein. Außerdem muss angegeben sein, aus welcher Sprache die Übersetzung vorgenommen wurde. Eine Kopie der übersetzten Urkunde muss untrennbar mit der Übersetzung verbunden sein. Übersetzt werden müssen auch Stempel und Vermerke!

• Zeugnisübersetzungen, die im Ausland gefertigt wurden, müssen von der  Botschaft oder einem Konsulat der Bundesrepublik Deutschland mit dem Beglaubigungsvermerk / Legalisationsvermerk versehen sein: „Gesehen in der Botschaft (im Konsulat) der Bundesrepublik Deutschland zur Legalisation …“
• Die FAU Erlangen-Nürnberg akzeptiert auch Übersetzungen in die englische oder französische Sprache.