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MOVE@FAU – Projekt

Projektübersicht

MOVE@FAU ist ein Organisationsentwicklungsprojekt zur Modernisierung der Verwaltung an der FAU. Im Rahmen des Projekts werden Kernprozesse der universitären Verwaltung analysiert und weiterentwickelt sowie in einem übergreifenden Enterprise-Content-Management-System (ECM) implementiert.

Als Pilotprojekt wird der Rechnungserfassungsprozess an der FAU überarbeitet. In dialogorientierten Verfahren werden Perspektiven der zentralen Universitätsverwaltung mit allen Nutzergruppen zusammengeführt.

Überdies wird MOVE@FAU in enger Zusammenarbeit mit bereits implementierten sowie entwickelten Elementen der Personalentwicklung in der Verwaltung verzahnt werden.

MOVE@FAU – Modernisierung der Verwaltung

Das Leitmotiv der FAU „Wissen in Bewegung“ betont die Dynamik und Innovationskraft einer modernen Universität. Mit MOVE@FAU startet die zentrale Universitätsverwaltung ein Organisationsentwicklungsprojekt, das die Modernisierung der Verwaltung im Sinne einer Prozessoptimierung im Zuge der notwendigen Digitalisierung zentraler Verwaltungsprozesse durchführt. Die Vorbereitung der zentralen Universitätsverwaltung auf „bewegte“ Handlungsfelder der FAU und „bewegende“ Herausforderungen der Zukunft stärkt die eigenen Grundwerte Innovation, Vielfalt und Leidenschaft.

MOVE@FAU ist ein langfristiges Projekt, dass sich in fünf Phasen untergliedern lässt.

Es beginnt mit der Wissensgewinnung. Diese Phase ist geprägt von einer ausführlichen Selbstreflexion der Universitätsverwaltung, gepaart mit einer Dokumentation des Verwaltungshandelns in Ist-Prozessen. Mittels Selbst- und Fremdeinschätzungen dieser Prozesse wird der sich anschließenden Bewertungsphase eine Priorisierung zu optimierender und digitalisierender Prozesse vorgenommen. Daraus ergibt sich ein sogenannter Themenspeicher und der analytische Teil des Projekts endet. Im Gestaltungsteil des Projekts werden die Themen des Themenspeichers nach und nach in den Phasen Entwicklung und Realisierung abgearbeitet. In einzelnen Teilprojekten werden Verwaltungsprozesse auf die Digitalisierung vorbereitet, getestet und umgesetzt. Damit endet MOVE@FAU jedoch nicht, denn alle Prozesse werden systematisch evaluiert (Evaluationsphase).

Erfahren Sie mehr über die Prozessentwicklung.

Gestartet im Herbst 2018 besteht die Projektarbeit in 2019 maßgeblich in der Selbstreflexion und -analyse der Verwaltung sowie der Modellierung von Ist-Prozessen. Mit dem Beschluss des Themenspeichers durch die Steuerungsgruppe Anfang 2020 endet der analytische Teil des Projekts und die Gestaltung beginnt. Während 2020 vornehmlich Prozesse weiterentwickelt werden, startet 2021 die Realisierung. Alle realisierten Prozesse werden binnen eines Jahres evaluiert, so dass MOVE@FAU 2022 abgeschlossen sein wird.

Hier finden Sie aktuelle Termine zu MOVE@FAU:

  • Projektpräsentation in der Universitätsleitung: 16.10.2019
  • Projektpräsentation in der Erweiterten Universitätsleitung: 16.10.2019
  • Nächstes Treffen Projektgruppe: 19.11.2019
  • Nächstes Treffen Steuerungsgruppe: 26.11.2019

Aktuell erheben die Prozesskoordinatorinnen und -koordinatoren ausgewählte Ist-Prozesse der Universitätsverwaltung. Die Auswahl wurde durch die Projekt- und Steuerungsgruppe vorgenommen. Sie umfasst folgende Prozesse: Begleitung Antragsverfahren öffentliche Geldgeber, Projektmanagement öffentlich geförderte Projekte, Erstellung einer Zuweisung, Zuwendungsbestätigung erstellen, Rechnungseingangsbearbeitung, Raumverwaltung und -überlassung für Lehrveranstaltungen, Beratung im Student-Life-Cycle Redaktion studiengangspezifischer Informationen, Akkreditierung/ formal-juristische Prüfung, fau.de-Support-Prozess, Erstellung, Bearbeitung und Verbreitung: Pressemitteilung, Erteilung von Foto-/ Drehgenehmigungen, Dienstreisegenehmigung und -abrechnung, Abrechnung Lehrdeputat, Erteilung und Abrechnung Lehrauftrag, Einstellung Hilfskräfte, Gremienmanagement, Curricularwerte und Auslastung, Freigabeprozess für Zugang CEUS-Berichte.

Darüber hinaus ist die Beschaffung eines ECM-Systems abgeschlossen. Die FAU verwendet zukünftig d.3 der Firma codia Software GmbH. Auf dem aktuell verfügbaren Testsystem laufen erste Erprobungen zur Dokumentenablage, automatischen Aktenbildung und Prozessabbildung. Die ersten Anwendungsbereiche werden die Eingangsbearbeitung von XRechnungen und die Einstellung studentischer Hilfskräfte sein.

MOVE@FAU sind alle Universitätsangehörigen. Es handelt sich zwar um ein Projekt der zentralen Universitätsverwaltung, weshalb die Projektverantwortung bei Kanzler Christian Zens liegt, aber alle Mitglieder der FAU sind eingeladen an der Weiterentwicklung teilzunehmen. Regelmäßige Nutzerdialoge in allen Arbeitspaketen gewährleisten die Beteiligung aller themenspezifisch relevanter Gruppen in der Entwicklung und Realisierung neuer Verwaltungsprozesse.

Erfahren Sie mehr über die Projektstruktur.

Alle weiteren Fragen zu MOVE@FAU beantworten Ihnen Doris Kühlers und Dr. Christopher Schmidt:

Doris Kühlers, ORRin

  • Adresse:
    Schlossplatz 4
    91054 Erlangen
  • Telefonnummer: +49 9131 85-25816

Prozesskoordinatorinnen und -koordinatoren nach Abteilungen:

Abteilung Name
F Sebastian Hemmer
G Michal Jahodka
H Doris Brech
L Olga Seewald
M Sandra Kurze
P Karoline Sauck
S Alexandra Küffner