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Glossar

MOVE@FAU – Glossar

A

Arbeitsgruppen werden themen- oder prozessspezifisch durch die Steuerungsgruppe eingesetzt. Die personelle Besetzung erfolgt durch die Projektgruppe. Die Arbeitsgruppen bearbeiten zuvor definierte Themen oder Prozesse von der Entwicklung über die Realisierung bis zur Evaluation. In jeder Arbeitsgruppe ist eine verantwortliche Person zu benennen.

Ausrollung beschreibt den Übergang vom Test- in den Produktivbetrieb. Nach und nach werden dabei Nutzergruppen in die neu entwickelten und digital abgebildeten Prozesse aufgenommen.

B

BPMN ist eine grafische Darstellungsform zur Abbildung von Geschäftsprozessen. Mithilfe klar definierter Symbole und Formen lassen sich Arbeitsabläufe nachvollziehbar und eindeutig als Flussdiagramm nachzeichnen oder entwickeln.

D

Dialogorientierte Verfahren sind eine Gruppe von Verfahren zur Informationsgewinnung und Weiterentwicklung, deren vereinendes Merkmal die direkte Interaktion zwischen Wissensträger und Interessenten ist. Im Gegensatz zu Umfragen setzen dialogorientierte Verfahren auf wechselseitige Kommunikation. Sie erlauben somit unmittelbare Nachfragen, Erklärungen und Kontextinformationen. Damit sind sie im Rahmen von Entwicklungsprojekten deutlich besser geeignet. Beispiele dialogorientierter Verfahren, die in MOVE@FAU zum Einsatz kommen, sind Nutzerdialoge oder die Process-Gallery.

E

Bei einem ECM-System handelt sich um eine Softwarelösung, in der auf einer eigenen Benutzeroberfläche Verwaltungsprozesse abgebildet, Dokumente abgelegt und bestehende Fachverfahren verbunden werden können. Dabei stellt das System maßgeblich fünf Funktionen zum Umgang mit Daten oder Dokumenten bereit: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Ausgabe und Aufbewahrung. Das ECM-System ersetzt nicht oder nur in besonderen Ausnahmefällen bestehende Fachverfahren. Diese bieten in der Regel wichtige Funktionen die nicht ersetzt werden können oder sollen. Stattdessen verknüpft das System verschiedene Verfahren und Datenquellen. Dies ermöglicht die teilweise automatisierte digitale Weiterleitung von Verfügungen. Dokumente, die aus einem Fachverfahren stammen, können automatisch zeichnungsberechtigten Personen elektronisch zur Verfügung gestellt und von diesen abgezeichnet werden. Anschließend können die enthaltenen Informationen in ein anderes Fachverfahren eingespielt oder orts- und zeitunabhängig aufbewahrt und entsprechend berechtigten Personen zur Verfügung gestellt werden.

Das ECM-System stellt gewissermaßen eine digitale Brücke dar, die Verbindungen herstellt, Informationen zusammenstellt und bereithält sowie Abläufe digital abwickelt.

F

Feedbackschleifen sind organisierte Formen der Rückmeldung von Nutzerinnen und Nutzern an die Prozessentwickler. In der Gestaltungsphase durchlaufen alle Prozesse mehrere Feedbackschleifen, in denen über unterschiedliche (dialogorientierte) Verfahren Rückmeldungen zu den aktuellen Prozessentwürfen eingeholt werden. Die Rückmeldungen sind die Grundlage für die Weiterentwicklung der Prozesse. Die Arbeitsgruppen durchlaufen die Feedbackschleifen unabhängig voneinander nach eigenen Zeitplänen.

I

Ist-Prozesse beschreiben den aktuellen Stand eines Verfahrensablaufs in schematischer Darstellung nach BPMN. Die Formulierung von Ist-Prozessen und deren Analyse ist der Ausgangspunkt jeder Weiterentwicklung. Erkenntnisse aus der Analyse der gegenwärtigen Abläufe sind notwendig, um eine Entscheidung treffen zu können, ob und in welcher Weise Überarbeitungen oder Änderungen nötig sind. Die Darstellung als formal modellierter Ist-Prozess hilft dabei unter allen Beteiligten einen gleichen und transparenten Wissenstand über den aktuellen Ablauf herzustellen.

K

Die universitäre Verwaltung erfüllt eine kaum zu überblickende Anzahl an Aufgaben und Leistungen. Diese Fülle kann unmöglich gleichzeitig analysiert werden. Daher ist gerade zu Beginn eine Fokussierung auf wesentliche Prozesse notwendig. Kernprozesse sind folglich als die jeweils wichtigsten Prozesse zu verstehen, die beispielsweise die meisten Ressourcen binden oder viele Bereiche der Universität betreffen.

N

Nutzerdialoge sind ein dialogorientiertes Verfahren, um Rückmeldungen zu aktuellen Prozessentwürfen/-entwicklungen von verschiedenen Prozessbeteiligten aus allen Ebenen der FAU zu erhalten. Sie werden über die Arbeitsgruppen organisiert und durchgeführt. Die Nutzerdialoge dienen vor allem dazu die Perspektiven der Nutzerinnen und Nutzer aus der täglichen Arbeit zu berücksichtigen. Gegenstand der Nutzerdialoge sind folglich insbesondere die Umsetzbarkeit eines Prozessentwurfs unter realen Bedingungen und die Gewinnung relevanter Informationen für die weitere Entwicklung.

Der Nutzerinnen- und Nutzerbegriff ist im Rahmen von MOVE@FAU möglichst umfassend zu verstehen. Nutzerinnen und Nutzer von Prozessen sind alle Beteiligten eines Prozesses. Insofern sind Nutzerinnen und Nutzer sowohl antragstellende als auch antragbearbeitende Personen. Auch abzeichnende und entscheidende Personen gelten im Rahmen eines Prozesses als Nutzerinnen und Nutzer. Entsprechend sind Nutzerinnen und Nutzer auf allen Ebenen der Universität anzutreffen und einzubinden.

P

Die Process-Gallery ist ein dialogorientiertes Verfahren, um Rückmeldungen zu aktuellen Prozessentwürfen/-entwicklungen aus allen Ebenen der FAU zu erhalten. Aktuelle Prozessentwürfe werden großformatig gedruckt und stehen nach einer kurzen Vorstellung durch die Arbeitsgruppe allen Interessierten zur Kommentierung auf dem Plakat offen. Process-Galleries sind hochschulöffentlich und sollen einem möglichst breiten Publikum die Gelegenheit für Rückmeldungen geben.

Nachdem Prozesse weiterentwickelt und ggf. digital abgebildet wurden, erfolgt eine ausgiebige Testphase in einer separaten Testumgebung unabhängig vom regulären Betrieb. Erst wenn die Testphase zeigt, dass neue Prozesse ausschließlich erwünschte Ergebnisse zeigen und alle Funktionalitäten gewährleistet werden können, wird der neue Prozess in die tägliche Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernommen. Damit wechselt der neue Prozess vom Test- in den Produktivbetrieb.

Die Projektgruppe setzt sich aus den Fakultätsgeschäftsführungen und den Abteilungsleitungen der Zentralen Universitätsverwaltung zusammen. Sie fungiert als Bindeglied zwischen den Arbeitsgruppen und der Steuerungsgruppe, indem sie beispielsweise den Themenspeicher entwirft und die Arbeitsgruppen besetzt.

Prozess-Owner sind die jeweiligen Abteilungen der Universitätsverwaltung, welche die endgültige Verantwortung für den Prozess und dessen Ergebnis tragen. Entsprechend gilt die Zuständigkeit gemäß aktuellem Geschäftsverteilungsplan. Spätestens jedoch bei der Definition der Arbeitspakete ist seitens der Steuerungsgruppe explizit ein Prozess-Owner zu benennen. Die verantwortliche Person in der Arbeitsgruppe sollte aus der Verwaltungseinheit stammen, die gleichzeitig Prozess-Owner ist.

Prozessentwicklung oder -optimierung beschreibt die Überarbeitung der Verwaltungsabläufe im Rahmen der Arbeitsgruppen. Nachdem aus dem Themenspeicher heraus Arbeitspakete durch die Steuerungsgruppe festgelegt und Arbeitsgruppen durch die Projektgruppe personell besetzt wurden, werden aus den Ist-Prozessen Soll-Prozesse herausgearbeitet, weiterentwickelt, realisiert und evaluiert. Dabei kommen verschiedene (dialogorientierte) Verfahren zum Einsatz und mehrere Feedbackschleifen werden durchlaufen, so dass am Ende ein Prozess formuliert und angewandt werden kann, der allen Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer gerecht wird.

S

Bei der Selbsteinschätzung handelt es sich um Bewertungen der Ist-Prozesse durch die unmittelbar prozessbeteiligten Nutzerinnen und Nutzer nach zuvor festgelegten Kriterien: Arbeitsumfang, Beteiligung anderer Akteure, Grad der IT-Unterstützung, Einschätzungen zur Zufriedenheit mit der Art und Weise wie die Aufgabe aktuell organisiert ist, Einschätzungen der Funktionalität sowie des Optimierungs- und Digitalisierungspotentials. Fremdeinschätzungen erfolgen nach den gleichen Kriterien aber durch Akteure, die nicht direkt am jeweiligen Prozess beteiligt sind.

Die Selbst- und Fremdeinschätzungen werden in Workshops auf verschiedenen Ebenen des Projekts erarbeitet und bilden die Grundlage zur Formulierung des Themenspeichers.

Die grundsätzliche Ausrichtung des Projekts bedingt eine Erstellung der inhaltlichen Prozessbeschreibungen an jeweils verantwortlichen Stelle. Die Selbstreflexion oder Selbstanalyse ist somit ein initialer Auftrag an alle Verwaltungseinheiten der Universität. Dabei sollen Kernprozesse der täglichen Arbeit identifiziert und soweit möglich in formalen Ist-Prozessen nach BPMN modelliert werden. Hierzu werden grundlegende Schulungen angeboten und die Projektleitung unterstützt bei der Entwicklung der Prozessmodelle.

Die Soll-Prozesse sind das Ziel der Prozessentwicklung. Ausgehend von den bestehenden Ist-Prozessen werden mittels verschiedener Verfahren der Prozessentwicklung überarbeitete Prozesse abgeleitet. Sie stellen eine formale Beschreibung eines künftig zu realisierenden Verwaltungsvorgangs dar.

Wie weit die Soll-Prozesse von den Ist-Prozessen abweichen, stellt sich im Laufe der Arbeitspakete heraus. Dort wo nach Einschätzung aller Beteiligten gut funktionierende Prozesse eingesetzt werden, besteht die Entwicklung nur aus der formalen Beschreibung und ggf. einer anschließenden technischen Unterstützung. Möglich ist aber ebenso, dass Prozesse vollständig neu gedacht und entwickelt werden müssen, da sich aktuelle Prozesse nach Meinung aller Beteiligten als nicht funktional erweisen.

Anhand der Soll-Prozesse erfolgt – soweit möglich – die digitale Abbildung und die Realisierung neuer Verwaltungsvorgänge.

Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die ein großes, berechtigtes Interesse an den im Projekt bearbeiteten Prozessen und erzielten Ergebnissen haben, ohne dabei notwendigerweise selbst direkt betroffen oder beteiligt zu sein. Insofern handelt es sich um Personen, die gegebenenfalls im Rahmen der Nutzerdialoge oder Arbeitsgruppen nicht repräsentiert wären. Diese fehlende Repräsentation auf der Arbeitsebene wird durch die Steuerungsgruppe kompensiert.

Die Steuerungsgruppe trifft alle wesentlichen und strategischen Entscheidungen des Projekts, wie z.B. die Festlegung des Themenspeichers oder die Einrichtung von Arbeitspaketen. Ebenso werden keine Soll-Prozesse zur Realisierung freigegeben, die nicht von der Steuerungsgruppe bestätigt wurden. Daher ist die Repräsentation aller Stakeholder im Rahmen der Steuerungsgruppe von großer Bedeutung.