Nicht nur das Thema der Promotion, auch die Auswahl der am besten geeigneten Kandidaten will gut überlegt sein. Betreuende und Promovierende haben individuelle und damit eventuell auch unterschiedliche Vorstellungen über den Ablauf der Promotion, den zeitlichen Aufwand und das Betreuungsverhältnis. In einem ausführlichen Gespräch im Vorfeld können sich beide Seiten einen Eindruck von einander verschaffen und die eigenen Erwartungen ansprechen.
Vor Beginn der Promotion
Laut § 5 der Rahmenpromotionsordnung der FAU (RPromO) können Betreuerin oder Betreuer sein: Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer, Privatdozentinnen und Privatdozenten, außerplanmäßige Professorinnen und Professoren, die an der jeweiligen Fakultät hauptberuflich tätig sind, entpflichtete Professoren oder im Ruhestand befindliche Professorinnen und Professoren.
Im Sinne der RPromO gibt es immer nur eine Betreuerin bzw. einen Betreuer (Erst-Betreuende), weitere Personen können z.B. im Rahmen von Betreuungsteams oder eines kooperativen Promotionsverfahrens mit einer Fachhochschule/HAW an der Betreuung der Dissertation beteiligt werden.
Sonderfälle und Ausnahmen regelt die Promotionsordnung der jeweiligen Fakultät oder des Fachbereichs.
Häufig wird die Erst-Betreuerin/der Erst-Betreuer durch einen Assistenten oder Postdoc unterstützt, der der Doktorandin/dem Doktoranden zur Seite steht und sie oder ihn bei der täglichen Arbeit betreut („Day-by-day-Betreuer“).
Das von Ihnen gewählte Thema sollte nicht nur Sie und die bzw. den Promovierenden interessieren, es sollte auch einen direkten Bezug zu Ihrem eigenen Forschungsbereich aufweisen. Wichtig ist außerdem, dass Sie neben Ihren sonstigen Aufgaben genügend Zeit für eine Betreuung aufbringen können. Weiterhin muss das gewählte Thema von der Doktorandin/dem Doktoranden in einem angemessenem Zeitrahmen bearbeitet und zusammengefasst werden können.
Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Betreuung einer Doktorandin/eines Doktoranden zu übernehmen und können aus sachlichen Gründen ablehnen. Das kann der Fall sein, wenn die Bewerberin oder der Bewerber nicht über die erforderlichen wissenschaftlichen Vorkenntnisse verfügt, oder wenn Ihre eigenen zeitlichen Kapazitäten nicht ausreichen, um weitere Doktorandinnen und Doktoranden adäquat zu betreuen. Laut der Studie Doctoral programmes for the european knowledge society ist bei einer Betreuung von mehr als 10 Doktoranden keine qualitätsgerechte Betreuung im Sinn eines zielorientierten Abschlusses von Dissertationen mehr leistbar. Die Überprüfung der Aufnahmevoraussetzungen der Kandidatin/des Kandidaten übernimmt der Promotionsausschuss im Rahmen der Zulassung zur Promotion und sollte vor Aufnahme des Promotionsvorhabens über das zuständige Promotionsbüro erfolgen.
Vor der Zusage der Betreuung eines Promotionsvorhabens sollten Sie die dem Promotionsvorhaben zugrunde liegende Motivation und die nötige Eignung bzw. Kompetenz/Qualifikation abklären, denn mit der Zusage einer Betreuung verpflichten Sie sich die Doktorandin oder den Doktoranden bei der Erstellung der Dissertation methodisch und fachlich und auch hinsichtlich des Zeit- und Arbeitsplans zu beraten und zu unterstützen.
Die Betreuungsvereinbarung soll helfen, die Rahmenbedingungen für die Promotionsarbeit festzulegen, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Sie hilft, die gegenseitigen Erwartungen zu klären und wechselseitige Rechten und Pflichten abzustimmen. Die Betreuerin/der Betreuer verpflichten sich mit der unterschriebenen Betreuungsvereinbarung zu einer Betreuung bis zum Abschluss der Promotion, unabhängig von der Dauer der Finanzierung. Sie begleiten die Forschungs- und Lehrtätigkeit der Doktorandin/des Doktoranden und besprechen Karriereperspektiven. Sie unterstützen die Doktorandin/den Doktoranden, falls notwendig, bei der Vereinbarkeit von Familie und wissenschaftlicher Karriere.
Eine Betreuungsvereinbarung ist bei Promotionsverfahren zum Dr. med., Dr. med. dent., Dr. rer. biol. hum. und Dr. phil. verpflichtend und Teil der im Promotionsbüro einzureichenden Zulassungsunterlagen. Die Fakultäten/Promotionsbüros halten entsprechende Vorlagen vor.
Für die erfolgreiche Betreuung einer Promotion ist es unerlässlich, dass Sie in einem Gespräch zu Beginn mit dem/der Promovierenden ihre beiderseitigen Aufgaben, Rechte und Pflichten klären. Die Vorlage zur Betreuungsvereinbarung des FAU Graduiertenzentrums enthält dafür einen Leitfaden. Die Betreuungsvereinbarung selbst kann dann als Dokumentation dieses Gesprächs dienen. Ohne diese Klärung kommt es häufig im Laufe der Promotion zu Konflikten.
Zwischen Promovierenden und Betreuenden wird ein Betreuungsverhältnis begründet. Es handelt sich hier um ein Vertrauensverhältnis, das wissenschaftliche und pädagogische Elemente in sich birgt.
Im Promotionsverhältnis hingegen wird das Verhältnis des Promovenden zur Fakultät und zur Hochschule, die später die Prüfung abnehmen und ihm den Doktorgrad verleihen werden, beschrieben. Das Promotionsverhältnis wird durch die Promotionsordnung einer öffentlich-rechtlichen Regelung unterworfen.
Sie als Betreuerinnen und Betreuer verpflichten sich, gemeinsam mit den Doktorandinnen und Doktoranden einen Zeit- und Arbeitsplan zu erarbeiten sowie sich regelmäßig über den Stand der Arbeit auszutauschen. Der Bericht bildet die Grundlage für ein gemeinsames fachliches und persönliches Gespräch zwischen Ihrer Doktorandin/Ihrem Doktoranden und Ihnen als Mentorin/Mentor. Über das Gespräch wird ein Kurzprotokoll verfasst und von beiden Seiten gegengezeichnet. Die gemeinsame Überprüfung kann zu einer Anpassung des Arbeits- und Zeitplanes des Promotionsvorhabens führen. Über den wissenschaftlichen Austausch hinaus sind auch die Karriereförderung und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterbildung Teil einer guten Betreuung.
Für die gelungene Durchführung von Promotionsverfahren sowie für die Erstellung des abschließenden Gutachtens ist die Beachtung aller formalen Anforderungen der jeweiligen Fakultät unbedingt erforderlich.
Für Fragen zu sämtlichen administrativen Abläufen stehen Ihnen natürlich auch gerne die Mitarbeiterinnen der FAU-Promotionsbüros zur Verfügung.
Bei externen Dissertationen hat der Promovierende keine enge Anbindung an Institut und Lehrstuhl, vor allem kein bezahltes Arbeitsverhältnis. Er finanziert sich durch eine Festanstellung in einem Unternehmen.
Als Betreuer von Promotionen sehen Sie sich der Herausforderung gegenüber, dass Sie Ihre Promovierenden anleiten und mit ihnen in einen regelmäßigen fachlichen Austausch treten sollen. Daher ist es sinnvoll mit ihren Promovierenden mindestens einmal jährlich Jahresgespräche in Einzelgesprächen durchzuführen. Die Jahresgespräche dienen dem zentralen Ziel der Auflistung gegenseitig zu benennender Arbeits- und Umgangsziele!
Sie werden durch diese Art der Zusammenarbeit
eine Erhöhung der Arbeitszufriedenheit erreichen,
die Ideen, den Sachverstand und die Erfahrungen der Mitarbeitenden stärker in die Planung einbeziehen können,
eine Rückmeldung für das eigene Verhalten erhalten,
Aus dem Gespräch ergeben sich mit Sicherheit einige Kompetenzen und Fähigkeiten an denen der/die Promovierende im gegenseitigen Einvernehmen noch arbeiten kann. Art und Umfang der zu belegenden Seminare werden zusammen festgelegt. Die FAU bietet über verschiedene Plattformen Qualifikationsseminare und -workshops zu verschiedenen Themenbereichen an, die jeweils an den entsprechenden Stellen nachzufragen und zu buchen sind.
Auch die Personalabteilung unterstützt Sie selbstverständlich bei der Planung und Durchführung von Jahresgesprächen. Die von der Personalabteilung bereitgestellten Unterlagen können Sie für eine breite Zielgruppe verwenden. Hier geht es zur Personalentwicklung (intern) und zu den entsprechenden Unterlagen. Für Jahresgespräche mit Promovierenden empfehlen wir allerdings die „Unterlagen für Jahresgespräche speziell mit Promovierenden“ von dieser Seite.
Bei Problemen
In Betreuungsverhältnissen kann es zu Schwierigkeiten kommen, die sowohl die sachliche als auch die persönliche Ebene betreffen können. Wenn das passiert, sollten sich beide Seiten darum bemühen, diese Schwierigkeiten möglichst früh anzusprechen und einen emotionsfreien und sachlichen Umgang mit der Situation und miteinander zu bewahren. Gegenseitiges Feedback sollte weiterhin stattfinden können, so dass gemeinsam Lösungswege gefunden werden können.
Bei Konflikten mit wissenschaftlichen Angestellten hilft auch die Kommission zur Konfliktlösung an wissenschaftlichen Arbeitsplätzen. In der Kommission fungiert jeder Konfliktbeauftragte als Ansprechpartner für von Konflikten Betroffene. Die Wahl des Konfliktbeauftragten ist den Betroffenen freigestellt.
Weitere Ansprechpartner/-innen finden Sie auf den Seiten für Promovierende.
Manchmal lässt sich eine Beendigung der Betreuung nicht vermeiden, insbesondere dann, wenn sich die Promotionsarbeit in eine thematische Richtung entwickelt, die zu weit vom Themen- und Interessensgebiet der Betreuerin/des Betreuers entfernt ist, oder wenn aus Ihrer Sicht die Grundlage des Vertrauensverhältnisses der Promotionsbetreuung nachhaltig und massiv gestört ist. Sollte dies der Fall sein, sollten sich beide Seiten darum bemühen, zügig eine für alle Beteiligten akzeptable Lösung zu finden.
Sollten Sie einseitig Ihre Betreuungstätigkeit niederlegen wollen, ist dafür ein wohlbegründeter Antrag an den Promotionsausschuss notwendig.
Wenn Sie eine einvernehmliche Lösung mit einer oder einem Promovierenden erreicht haben, ist der einfachste Weg die Kontaktaufnahme zum Promotionsbüro durch die Promovierenden.
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