Arbeitsgruppe

Arbeitsgruppen werden themen- oder prozessspezifisch durch die Steuerungsgruppe eingesetzt. Die personelle Besetzung erfolgt durch die Projektgruppe. Die Arbeitsgruppen bearbeiten zuvor definierte Themen oder Prozesse von der Entwicklung über die Realisierung bis zur Evaluation. In jeder Arbeitsgruppe ist eine verantwortliche Person zu benennen.

Steuerungsgruppe

Die Steuerungsgruppe trifft alle wesentlichen und strategischen Entscheidungen des Projekts, wie z.B. die Festlegung des Themenspeichers oder die Einrichtung von Arbeitspaketen. Ebenso werden keine Soll-Prozesse zur Realisierung freigegeben, die nicht von der Steuerungsgruppe bestätigt wurden. Daher ist die Repräsentation aller Stakeholder im Rahmen der Steuerungsgruppe von großer Bedeutung.

Stakeholder

Stakeholder sind Personen oder Gruppen, die ein großes, berechtigtes Interesse an den im Projekt bearbeiteten Prozessen und erzielten Ergebnissen haben, ohne dabei notwendigerweise selbst direkt betroffen oder beteiligt zu sein. Insofern handelt es sich um Personen, die gegebenenfalls im Rahmen der Nutzerdialoge oder Arbeitsgruppen nicht repräsentiert wären. Diese fehlende Repräsentation auf der Arbeitsebene wird durch die Steuerungsgruppe kompensiert.

Soll-Prozesse

Die Soll-Prozesse sind das Ziel der Prozessentwicklung. Ausgehend von den bestehenden Ist-Prozessen werden mittels verschiedener Verfahren der Prozessentwicklung überarbeitete Prozesse abgeleitet. Sie stellen eine formale Beschreibung eines künftig zu realisierenden Verwaltungsvorgangs dar.

Wie weit die Soll-Prozesse von den Ist-Prozessen abweichen, stellt sich im Laufe der Arbeitspakete heraus. Dort wo nach Einschätzung aller Beteiligten gut funktionierende Prozesse eingesetzt werden, besteht die Entwicklung nur aus der formalen Beschreibung und ggf. einer anschließenden technischen Unterstützung. Möglich ist aber ebenso, dass Prozesse vollständig neu gedacht und entwickelt werden müssen, da sich aktuelle Prozesse nach Meinung aller Beteiligten als nicht funktional erweisen.

Anhand der Soll-Prozesse erfolgt – soweit möglich – die digitale Abbildung und die Realisierung neuer Verwaltungsvorgänge.