Seiteninterne Suche

International

Hinweise zur Beglaubigung von Dokumenten

Nur mit Stempel gültig

Kopien von Zeugnissen und Urkunden aus dem Ausland, die Sie bei Ihrer Bewerbung einreichen, müssen amtlich beglaubigt sein. Solche Beglaubigungen kann jede öffentliche Dienststelle vornehmen, die ein Dienstsiegel führt – zum Beispiel Gerichte oder Stadt- und Kreisverwaltungen. Allerdings ist nicht jede deutsche Stadt-/Kreisverwaltung bereit, Kopien fremdsprachiger Dokumente zu beglaubigen.

Auch Notare können amtlich beglaubigen – nicht aber Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Vereine und Übersetzer/Dolmetscher. Bitte beachten Sie, dass Zeugnisse aus China von einem chinesischen Notar beglaubigt werden müssen.

Formalitäten der Beglaubigung

Folgende Elemente muss eine amtliche Beglaubigung enthalten:

  • einen Beglaubigungsvermerk, der die Übereinstimmung der Kopie/Abschrift mit dem Original bescheinigt (der Vermerk darf nur in Deutsch, Englisch oder Französisch ausgestellt sein)
  • die Unterschrift der beglaubigenden Stelle
  • den Dienstsiegelabdruck

Innerhalb des Dienstsiegels befindet sich in der Regel ein Emblem – ein einfacher Schriftstempel reicht nicht aus. Enthält die Kopie mehrere Einzelblätter, so ist nachzuweisen, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es ist ausreichend, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, vorausgesetzt alle Blätter sind (zum Beispiel schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so überstempelt, dass sich auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks befindet. Jede Seite kann auch gesondert beglaubigt werden. Beachten Sie in diesem Fall bitte, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name vermerkt ist. Ist er nicht angegeben, so ist er in die Beglaubigungsvermerke aufzunehmen. Diese Vermerke müssen außerdem einen Hinweis auf die Art der Urkunde enthalten.

Enthält die Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und ist der Inhalt beider Seiten relevant, so muss sich der Beglaubigungsvermerk auf beide Seiten beziehen (beispielsweise: „Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, so sind Vorder- und Rückseite gesondert zu beglaubigen.

Enthält das Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so ist dieses im Normalfall auf der Kopie nicht sichtbar. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie ist dann dahingehend zu erweitern, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Entspricht die Beglaubigung nicht den Anforderungen, so kann der Beleg nicht anerkannt werden.

Amtliche Beglaubigungen im Ausland

Amtliche Beglaubigungen im Ausland können vorgenommen werden von:

  • deutschen Botschaften und Konsulaten
  • der Schule oder Universität, die die Zeugnisse ausgestellt hat. Die Beglaubigungen sind vom Leiter der Schule bzw. vom Dekan/Rektorat der Universität mit dem Dienstsiegel vorzunehmen. Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht. Eine Beglaubigung durch das Sekretariat ist nicht ausreichend.
  • einem Notar, der die Kopien mit dem Stempel der Apostille versieht

Zeugnisübersetzungen dürfen nur von einem Original erfolgen. Auch Stempel und Vermerke des Originals müssen übersetzt werden.

Keine Originale zusenden!

Senden Sie uns bitte nur amtlich beglaubigte Kopien Ihrer Originalzeugnisse und Ihrer Originalübersetzungen zu. Schicken Sie auf keinen Fall Ihre Originalzeugnisse und Ihre Originalübersetzungen! Das Referat L4 Zulassung & Stipendien übernimmt keinerlei Haftung für verloren gegangene Bewerbungsunterlagen.