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Hinweise zur Beglaubigung und Übersetzung von Dokumenten

 

Für die Bewerbung um einen Studienplatz an der FAU müssen Sie Zeugnisse und Urkunden aus dem Ausland in amtlich beglaubigter Kopie einreichen. Nur so können wir uns darauf verlassen, dass die Kopien, die Sie bei uns einreichen mit den Orginaldokumenten übereinstimmen. Sofern die Dokumente im Original nicht in deutscher, englischer oder französischer Sprache ausgestellt sind, müssen Sie zusätzlich noch amtlich beglaubigte Übersetzungen vorlegen.

Auf dieser Seite finden Sie einen kurzen Leitfaden darüber, wie eine beglaubigte Kopie aussehen muss, wer sie ausstellen kann, und welche Dokumente übersetzt werden müssen. Bitte prüfen Sie vor einer Bewerbung sorgfältig, ob die Ihnen vorliegenden Beglaubigungen den hier genannten Kriterien entsprechen.

Nicht oder nicht korrekt beglaubigte Kopien können für Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden.

Amtliche Beglaubigungen kann jede deutsche Behörde ausstellen, die ein Dienstsiegel führt – zum Beispiel Gerichte oder Stadt- und Kreisverwaltungen. Allerdings ist nicht jede deutsche Stadt-/Kreisverwaltung bereit, Kopien fremdsprachiger Dokumente zu beglaubigen.

Auch Notare können amtlich beglaubigen – nicht aber Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Vereine und Übersetzer/Dolmetscher. Bitte beachten Sie, dass Zeugnisse aus China von einem chinesischen Notar beglaubigt werden müssen.

Beglaubigungen sind grundsätzlich von Originaldokumenten vorzunehmen.

Folgende Elemente müssen eine amtliche Beglaubigung enthalten:

  • einen Beglaubigungsvermerk, der die Übereinstimmung der Kopie/Abschrift mit dem Original bescheinigt (der Vermerk darf nur in Deutsch, Englisch oder Französisch ausgestellt sein)
  • Datum und Unterschrift der beglaubigenden Stelle
  • den Dienstsiegelabdruck

Innerhalb des Dienstsiegels befindet sich in der Regel ein Emblem – ein einfacher Schriftstempel reicht nicht aus. Enthält die Kopie mehrere Einzelblätter, so ist nachzuweisen, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es ist ausreichend, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, vorausgesetzt alle Blätter sind (zum Beispiel schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so überstempelt, dass sich auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks befindet. Jede Seite kann auch gesondert beglaubigt werden. Beachten Sie in diesem Fall bitte, dass auf jeder Seite des Originals Ihr Name vermerkt ist. Ist er nicht angegeben, so ist er in die Beglaubigungsvermerke aufzunehmen. Diese Vermerke müssen außerdem einen Hinweis auf die Art der Urkunde enthalten.

Enthält die Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und ist der Inhalt beider Seiten relevant, so muss sich der Beglaubigungsvermerk auf beide Seiten beziehen (beispielsweise: „Hiermit wird amtlich beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, so sind Vorder- und Rückseite gesondert zu beglaubigen.

Enthält das Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so ist dieses im Normalfall auf der Kopie nicht sichtbar. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie ist dann dahingehend zu erweitern, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Entspricht die Beglaubigung nicht den Anforderungen, so kann der Beleg nicht anerkannt werden.

Amtliche Beglaubigungen im Ausland können vorgenommen werden von:

  • deutschen Botschaften und Konsulaten
  • der Schule oder Universität, die die Zeugnisse ausgestellt hat. Die Beglaubigungen sind vom Leiter der Schule bzw. vom Dekan/Rektorat der Universität mit dem Dienstsiegel vorzunehmen. Ein Dienstsiegel enthält in der Regel ein Emblem. Ein einfacher Schriftstempel genügt nicht. Eine Beglaubigung durch das Sekretariat ist nicht ausreichend.
  • einem Notar, der die Kopien mit dem Stempel der Apostille versieht

Bewerberinnen und Bewerber mit chinesischen Zeugnissen müssen grundsätzlich die notariell beglaubigten und gesiegelten Gehefte (Booklets) mit dem Prägesiegel der Deutschen Botschaft einreichen.

Zeugnisübersetzungen müssen von einem für die jeweilige Sprache gerichtlich beeidigten Übersetzer in der Bundesrepublik Deutschland gefertigt und beglaubigt sein. Das Siegel des Übersetzers muß die Inschrift enthalten „öffentlich bestellter und beeidigter Übersetzer“ oder eine ähnliche Inschrift gleichen Inhalts. Aus dem Siegel muß außerdem ersichtlich sein, für welche Sprache der Übersetzer gerichtlich zugelassen ist.

  • Zeugnisübersetzungen müssen aufgrund des Originals gefertigt worden sein. Dies muß in der Beglaubigung des Übersetzers vermerkt sein. Außerdem muß angegeben sein, aus welcher Sprache die Übersetzung vorgenommen wurde. Eine Kopie der übersetzten Urkunde muss untrennbar mit der Übersetzung verbunden sein. Übersetzt werden müssen auch Stempel und Vermerke!
  • Zeugnisübersetzungen, die im Ausland gefertigt wurden, müssen von der  Botschaft oder einem Konsulat der Bundesrepublik Deutschland mit dem Beglaubigungsvermerk / Legalisationsvermerk versehen sein: „Gesehen in der Botschaft (im Konsulat) der Bundesrepublik Deutschland zur Legalisation …“
  • Die FAU Erlangen-Nürnberg akzeptiert auch Übersetzungen in die englische oder französische Sprache.

Senden Sie uns bitte nur amtlich beglaubigte Kopien Ihrer Zeugnisse und Ihrer Übersetzungen zu, niemals die Originale selbst! Das Referat L4 Zulassung und Stipendien übernimmt keinerlei Haftung für verloren gegangene Bewerbungsunterlagen.